Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
L’assistant·e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il·elle travaille en lien avec les enseignant·es des différents parcours concernés pour accompagner les étudiant·es tout au long de leur année universitaire.
· Recruter les étudiant·es de l’année N+1 :
- Suivre les candidatures, les convocations, la préparation des entretiens et les jurys de recrutement.
· Préparer les rentrées universitaires :
- Suivre les étudiant·es parti·es à l’étranger ou en césure, créer les listes d'étudiant·es, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur Syllabus, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité.
· Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiant·es
· Piloter l’organisation des stages :
- Assurer le suivi des conventions et des avenants de stage, organiser les soutenances de stage
· Gérer les examens :
- Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d’émargement et des PV de Surveillance
- Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteur·ices et étudiant·es, préparer la session de rattrapage
· Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteur·ices internes et externes et assurer l'interface avec les différent·es intervenant·es.
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Saisir, mettre en forme des documents divers
· Assurer le suivi des chargés d’enseignement statutaire et vacataires :
- En appui de la chargée du suivi des charges d’enseignement, mettre à jour les grilles d’enseignement pour identification et suivi du recrutement des vacataires, déclarer les heures assurées par les vacataires et les enseignant·es statutaires via le CLOUD.
Formation et/ou qualification : niveau BAC
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).