Assistant.e en gestion administative et financière

Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique de santé étudiante, les services universitaires et interuniversitaires de santé étudiante exercent trois missions principales :

-  Mettre en œuvre des actions de prévention et de promotion de la santé en lien avec les priorités fixées par la conférence de prévention étudiante prévue à l'article L. 162-1-12-1 du code de la sécurité sociale ;

- Contribuer à favoriser l'accès aux soins de premier recours des étudiants ;

- Organiser une veille sanitaire.

Sous l’autorité de la Secrétaire générale et de la Médecin-directrice, vous participez, à leurs côtés, à la gestion administrative et financière :

- Gestion financière :

Assurer toute la chaine des commandes : recueil des besoins, demandes de devis, réalisation des bons de commande sur le logiciel SIFAC+, réception des livraisons, réalisation du service fait dans SIFAC+, dispatching des biens aux destinataires.

Assurer la réalisation des ordres de mission : déplacements des sites délocalisés vers Nantes et vice-versa.

Assurer la réalisation et l’envoi des bons de commandes mensuels aux 50 psychologues du dispositif Santé Psy Etudiant, puis faire le lien avec le service facturier pour s’assurer du bon paiement des factures.

Assurer la réalisation et le suivi des bons de commandes spécifiques pour la Mission Relais Handicap

Traiter les workflows liés aux bons de commande

- Assister dans les questions autour des RH :

Aider au suivi des horaires : recueil des fiches emplois du temps et saisie sur tableur Excel récapitulatif.
Transmettre tous documents RH vers la DRHDS centrale

Réaliser les attestations de service fait (ASF) tous les mois pour les tuteurs Etudiants Relais Santé en lien avec la mission Prévention collective.

- Assister dans les questions de gestion administrative du service :

Réserver les salles pour les réunions.

Envoyer des notifications via Zimbra aux personnels concernés par les réunions

Prendre des notes lors des réunions de service pour aide à la rédaction du relevé de décisions/d’informations

-   Planifier les convocations aux bilans de prévention pour les publics ciblés :

Organiser le calendrier des convocations avec les UFR Santé, l’ARIFTS, Beaux-Arts St Nazaire en fonction des listings d’étudiants reçus.

Faire le lien avec l’assistante d’accueil de l’Ensa pour la saisie dans les agendas des praticiens infirmiers.

Consultez la fiche de poste détaillée ici