Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Avec un siège à Nantes et 5 sites de formation répartis sur la région Pays de la Loire (Nantes, Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon, Laval), l’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation - Inspé de l’Académie de Nantes - est rattaché à Nantes Université. Il prépare aux métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation.
Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées à l'Inspé et à la Formation Continue pour la gestion intégrale de 2 formations (DU et CU philosophie ) :
- gérer la communication (mise à jour des pages WEB)
- gérer les candidatures
- éditer des devis et contrats FC
- constituer des dossiers de financement
- réaliser les inscriptions (via SCOLAR G)
- inscriptions pour les diplômes
- suivre les stagiaires en cours de formation (attestation de présence, convocation, attestation de fin de formation)
- gérer les notes (via TIGRE)
- déclarer les heures d'enseignement et gérer les dossiers de vacataires (en lien avec le service des moyens en enseignement)
- assurer le suivi financier des paiements en lien avec le service financier de proximité
- envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction
Assurer le suivi administratif en Ingénierie de formations courtes :
- participer à la constitution des dossiers d'habilitation de formations certifiantes
- créer des devis, documents ou plaquettes d'information, convention de formation
- saisir les HTD
Mettre en œuvre la formation de formateurs décidée par la direction :
- apporter une information aux formateurs Inspé
- être un support à l'organisation des formations (formulaires d'inscription, réservation de salles)
- suivre la saisie des HTD
Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) :
- accueil, conseil du public (offre de formation, financements)
- participer aux réunions, ateliers d'échanges du réseau formation continue de Nantes Université
Classer et archiver des documents de service :
- classer les dossiers partagés sur le cloud
Certification de service :
- Améliorer en continue les prestations de gestion administrative des formations
- Formation et/ou qualification : formation administrative, formation continue, scolarité
- Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : minimum 1 an
- Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif).
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ; connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue ; techniques d'élaboration de documents ; techniques de communication ; techniques d'accueil téléphonique et physique ; culture internet
Compétences opérationnelles :
S'exprimer de façon claire et concise ; savoir planifier son activité et respecter les délais ; savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ; utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application) ; utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique ; rédiger des documents simples d'information et de communication ; enregistrer et classer les documents ; accueillir et prendre des messages ; utiliser les outils bureautiques ; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité ; travailler en équipe ; rédiger des rapports ou des documents
Compétences comportementales :
Sens relationnel ; sens de l'organisation ; capacité d'écoute ; sens de l'organisation ; réactivité