Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Avec 5 sites de formation répartis sur la région Pays de la Loire (Nantes, Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon, Laval), l’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation - Inspé - de l’Académie de Nantes est rattaché à Nantes Université. Il prépare aux métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation.
L'INSPÉ recrute une secrétaire pédagogique sur son site de formation du Mans.
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et financière du site du Mans (N+1).
L'équipe des personnels administratifs et techniques du site est répartie dans différents sous-services : Logistique (accueil et entretien - 5 agents) et Maintenance (1 agent) ; Secrétariat pédagogique (2 agents) ; Numérique : Audiovisuel et Informatique (géré au niveau académique à Nantes - 2 agents). Une bibliothèque universitaire est aussi présente sur le site (gérée par le SCD de NU -2 agents).
Relations fonctionnelles liées au poste : Intra service et Université : le service scolarité académique et les secrétariats pédagogiques des 4 autres sites, les usagers, les enseignants, les biatss du site ;
Extra Université : Le Mans Université, DSDEN 72.
MISSIONS
Mission : Accueil et inscription des étudiants
- Accueillir et informer les étudiants
- Réceptionner, contrôler et transmettre les dossiers d'inscriptions à l'Université partenaire
- Suivre la réinscription des étudiants déjà inscrits et alerter les services concernés si dysfonctionnement
- Saisir les inscriptions pédagogiques sur le logiciel spécifique
- Délivrer les documents administratifs individuels (identifiants numériques, attestations)
- Mettre à jour les listings (groupes, démissions...)
Mission : Suivi administratif et pédagogique des étudiants
- Réaliser le suivi de la mise en stage des étudiants : participer à la répartition des étudiants sur les terrains de stage, édition des conventions de stage et suivi de la boucle de signatures
- Suivre les tableaux de bord (choix pédagogiques, stages...)
- Mettre à jour la plateforme numérique des étudiants MADOC (MCC, calendriers...)
- Suivre les absences des étudiants boursiers et reprise d'études
Organisation matérielle des formations et examens
- Elaborer et transmettre les listes d'émargement annuelles aux enseignants
- Assurer la préparation matérielle et administrative des examens (copies, réservation de salles, soutenances, aménagements, émargements...)
- Assurer le recueil et la remontée des notes auprès du service de scolarité académique
- Saisir les emplois du temps sur Celcat
Formation et/ou qualification : gestion administrative ou toute autre spécialisation similaire
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans
Prise de poste souhaitée : 01/09/2025
Conditions particulières d'exercices : les étudiants du site Le Mans sont inscrits administrativement auprès de Le Mans Université, il y a donc nécessité d'échanger régulièrement avec cette Université partenaire.
Nécessité d'une grande disponibilité sur certaines périodes de l'année universitaire (rentrée, journée portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes) ; nécessité de s'adapter à la diversité et l'évolution des maquettes et outils de formation ; formation en interne aux outils spécifiques.
Recrutement, rémunération et temps de travail
· Versant et type de recrutement : Fonction publique d’État / type de recrutement : Catégorie C, titulaire ou contractuel·le, CDD 1an (article L.332-7 du code général de la fonction publique)
· Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie C pour les titulaires ; selon la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires et suivant niveau d’expérience du candidat dans le domaine, comprise entre : 1452€ nets/ mensuels (1806€ bruts) [sans expérience] et 1665€ nets/mensuels (2072€ bruts) [+ 15 ans expérience].
· Temps de travail : temps complet : 38h12 / Congés : 45 jours de congés annuels et 5,5 jours RTT
Compétences et connaissances acquises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : Techniques de communication ; techniques d'élaboration de documents ; environnement et réseaux professionnels ; techniques d'accueil téléphonique et physique ; culture internet.
Savoir-faire opérationnels : Travailler en équipe ; utiliser les outils bureautiques ; accueillir et prendre des messages ; accueillir les populations concernées ; savoir rendre compte ; rédiger des rapports ou des documents ; enregistrer et classer les documents ; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.
Savoir-être : Discrétion ; rigueur et fiabilité ; sens relationnel ; sens de l'organisation ; réactivité ; autonomie.