Responsable Administratif.ve et Financier.ère

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

·  Localisation : Nantes, BU Lettres, campus Tertre (chemin de la Censive du Tertre)

Le service commun de la documentation a pour missions principales de :
- mettre à disposition de la communauté universitaire et de ses partenaires l'ensemble de la documentation nécessaire aux activités de formation et de recherche ;
- mettre en œuvre les services et actions de médiation favorisant les meilleurs usages des équipements et des ressources des bibliothèques universitaires.

Réparti sur 7 campus, le SCD comprend 10 bibliothèques universitaires, 14 bibliothèques associées et 4 partenaires.                             

Il compte 145 agents et connaît une forte activité : 12 800 emprunteurs, 185 600 prêts et 1 022 400 entrées en 2022.

MISSIONS

Le-la responsable du pôle pilotage administratif et financier a pour mission d'assister la direction du service commun de la                        documentation dans le pilotage de dossiers stratégiques et en matière de gestion administrative et financière.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assurer le pilotage administratif du SCD 

• Participer au CODIR, Comité de direction élargi (CODIREL) et au CODIREL

• Encadrer et animer l'équipe du Pôle Pilotage administratif et financier :

-          Service affaires institutionnelles et ressources humaines, composé de deux agents

-          Service pilotage et logistique, composé deux agents

-          Une chargée de mission Équipements et Espaces professionnels des BU) 

• Superviser le dossier des conventions, en lien avec les services centraux

• Assurer la collecte et la mise en forme des statistiques d'activité du SCD (ESGBU, rapport annuel…)

• Contribuer à l'élaboration du Rapport d'activité du SCD

Assurer une veille juridique et réglementaire dans ses domaines d'activité

Piloter le Service financier de proximité, en lien avec la Direction des Affaires Financières 

• Encadrer et animer l’équipe du service financier de proximité, composé de trois agents

• Coordonner les procédures financières, réglementaires et comptables et s'assurer de leur bonne exécution

• Assurer un rôle de conseil et d'expertise auprès du Comité de direction (CODIR), du département Ressources documentaires et des agents en général

• Coordonner l'ensemble des régisseurs de recettes du SCD

• Assurer la liaison avec les services centraux (Agence comptable et DAF)

• Participer aux réunions des responsables de SFP et aux autres réunions organisées par la DAF

Préparer, gérer et assurer le suivi du budget du SCD

• Établir et proposer le budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes

• Assurer le suivi de la masse salariale sur budget propre, en lien notamment avec les responsables de BU et le département Services aux publics

• Assurer le suivi des différents postes de dépenses en lien avec les collègues concernés : contrats et licences, ressources électroniques…

• Assurer l'émission des factures de recettes correspondant aux conventions conclues par le SCD

• Produire les justificatifs relatifs aux subventions accordées

• Produire tout élément statistique ou tableau de bord demandé par l'équipe de Direction et la DAF

• Participer à la préparation et au suivi des marchés (ouvrages, périodiques…) sous l'angle réglementaire et financier, notamment en lien avec le département Ressources documentaires

• Établir un diagnostic des actes d'achat réalisés au sein du SCD, en vue de leur optimisation

RETROUVER L'INTEGRALITE DE LA FICHE DE POSTE ICI: https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-responsable-administratif-ve-et-financier-ere-scd