Assistant.e de formation et appui au département

Environnement et contexte de travail

• Localisation : Saint-Nazaire

Composante de Nantes Université, l'IUT de Saint-Nazaire se développe autour de trois activités phares :

 La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au cœur de la formation,

 La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie,

 La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement.

L’IUT de Saint-Nazaire compte 1 700 étudiant.e.s et propose 14 diplômes conduisant à des niveaux de diplômes Bac + 3 à Bac + 5 (niveaux 6 et 7 du Répertoire National des Certifications Professionnelles - RNCP).

Ces 14 diplômes - 6 Bachelors Universitaires de Technologie (BUT), 6 Licences professionnelles (LP), 1 Master et 1 Diplôme d'Université (DU) - sont préparés dans l'un de nos six départements de formation universitaire et sont proposés en formation initiale (pour certains), en alternance (pour certains) et en formation continue.

Missions

L’assistant.e de formation et d’appui au département contribue à la gestion pédagogique et logistique des formations, et assure la gestion administrative du département. Il/Elle participe de façon active à la vie du Département et communique avec de nombreux acteurs internes et externes. Rattaché.e au Service d’Appui aux Formations et aux Etudes,, l’assistant.e de formation et d’appui au département travaille en étroite collaboration avec les autres services de l’IUT et accompagne les équipes du

département dans la préparation des dossiers et des activités dans le respect des calendriers et des procédures.

Activités principales

• Gestion pédagogique et logistique des formations du département (formation initiale)

- Assurer la gestion pédagogique des formations : gestion de l’assiduité

- Assurer le suivi administratif des stages (vérification des attestations RC, préparation des conventions, suivi des rapports, organisation des soutenances),

- Envoi des bulletins de notes

- Information auprès des étudiant.e.s sur les réinscriptions administratives

- Participer à l’organisation des conseils de perfectionnement

- Assurer le suivi des dossiers « engagement étudiant »

- Assurer la gestion logistique des formations : accueil des extérieurs, participation à l’évènementiel du département, remise de clés, matériel, gestion des demandes auprès des autres services de l’IUT…

- Participer à la gestion des candidatures en lien avec la Scolarité Générale (Parcoursup…)

- Mise à disposition de documents administratifs sur MADOC

• Gestion administrative du département :

- Assurer le secrétariat du département (organisation et compte rendu des réunions du département, organisation des élections, participation aux commissions et compte-rendu…)

- Assurer la gestion des vacataires (vérification des dossiers d’agrément, remise des badges…)

- Assurer la gestion administrative du tutorat étudiant et des étudiant.e.s « ambassadeurs » en lien avec le bureau RH

- Etablir les mailings-listes et assurer leur mise à jour

- Réaliser des statistiques en lien avec la Scolarité Générale

- Assurer l’affichage règlementaire (MCC, PV jurys...)

- Associations étudiantes (à organiser avec la chargée de mission vie de campus)

- Diffusion des offres d’emploi et de stages

- Archivage

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du département (public étudiant et enseignant, information des usagers…)

• Gestion financière :

- Assistance à l’outil NOTILUS (gestion des ordres de mission)

- Gérer dans l’application GUDRUN les règlements des étudiant.e.s (polycopiés)

- Suivi du budget du département en lien avec le Service financier de proximité

- Assurer les commandes de fournitures du département via le titulaire du marché public

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-formation-iut-saint-nazaire