Secrétaire de département

Environnement et contexte de travail

• Localisation : Carquefou

Depuis plus de 50 ans l'IUT de Nantes répond aux besoins du monde socio-économique et professionnel en formant des cadres intermédiaires et des cadres (BUT, Licences Professionnelles, DUETI, DCU et Master).

Fort d'une pédagogie où l'enseignement technologique structuré en approche par compétences s'appuie sur une dimension pratique prégnante et se définit par des programmes pédagogiques nationaux (BUT), l'IUT s'attache à favoriser la réussite et l’insertion professionnelle des étudiants à travers des enseignements dispensés en petits groupes, des équipes pédagogiques variées, des équipements de pointe et des liens privilégiés avec les entreprises.

L'activité de l'IUT se développe également autour de la recherche et du transfert de technologie.

Les services administratifs et techniques, par leur expertise, leur implication et leur réactivité, contribuent au bon fonctionnement de la composante et participent aux actions de formation continue et apprentissage.

Missions

Gestion administrative et pédagogique des formations d’un département de l’IUT :

Rattachée à un département et en lien avec le chef du département, la mission consiste à réaliser les tâches administratives relevant de la gestion des étudiant.e.s, des enseignant.e.s et des vacataires.

Des renforts pour la gestion administrative et pédagogique des formations en alternance et auprès d’autres départements ainsi que des missions transverses pourront être demandés.

Activités principales

MISSIONS TRANVERSALES

• Accueillir les interlocuteurs.trices internes et externes et participer à des actions de communi-cation

• Répondre aux enquêtes (effectifs...)

• Participer à des activités d'information, de documentation et de gestion administrative du ser-vice

• Participer aux actions d'amélioration continue (groupe de travail…)

MISSIONS AUPRÈS DES ÉTUDIANTS

• Suivre les dossiers de recrutement des étudiant.e.s, communiquer les informations et collec-ter des documents

• Élaborer et communiquer des informations de rentrée et anticiper des besoins particuliers (handicap...)

• Informer les Étudiant.e.s sur les services de l’université et les aides

• Collecter des documents (chèques...)

• Suivre les absences

• Gérer et suivre les demandes de bourse

• Participer à l’organisation de la certification des formations (convocations soutenances, plan-ning, invitation partenaires et/ou jurys, préparation des docs, attestions…) et communiquer les résultats

• Collecter, saisir et diffuser les offres de stage

• Éditer les conventions de stage à partir d'AREXIS et suivre la recherche de stage avec l’Enseignant.e référent.e

• Suivre les dossiers de poursuites d'études, changement d'orientation et/ou d'établissement

MISSIONS AUPRÈS DU DEPARTEMENT

• Réaliser les comptes rendus de réunion et participer à la logistique du département

• Suivre les comptes budgétaires (bons de commande…) à partir de SIFAC

• Renseigner les personnels pour générer les ordres de missions à partir de NOTILUS

• Collecter les documents pour le suivi et le paiement des vacataires

• Saisir des modifications d’emplois du temps

• Editer les feuilles d'émargement, s'assurer de leur circulation et les exploiter

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-departement-iut-de-nantes