Secrétaire de département de formation

Environnement et contexte de travail

Localisation : Saint-Nazaire

Polytech, grande école d’ingénieurs, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s réparti.e.s en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.

Le poste de secrétaire est à pourvoir au sein du département de formation Génie Civil. La composition du service est 3 personnes. La personne recrutée est placée sous la responsabilité du directeur de département Génie Civil.

Relations fonctionnelles liées au poste :

• Intra-service et université : Service Scolarité de Polytech Nantes, services généraux de Polytech Nantes, Direction de Polytech Nantes.

• Extra-université : entreprises et administrations.

Mission

Assurer le secrétariat et contribuer à la gestion pédagogique, administrative du département Génie Civil.

Activités principales

Mission : Secrétariat de département

• Accueillir, informer, orienter dans leurs démarches les élèves ingénieur.e.s, les personnels enseignants, les visiteurs, gérer et traiter les informations orales (téléphone…) et écrites (courrier, messagerie…).

• Traiter les contacts du responsable (planning, déplacements, filtrage interlocuteurs…).

• Transmettre et/ou afficher en interne les informations (offres de stage, offres d’emploi, …).

• Participer aux réunions des différents conseils (département, perfectionnement...) et rédiger les procès-verbaux.

• Classer et archiver les documents.

• Assurer la coordination des activités avec les services administratifs de l’Ecole.

• Contacts privilégiés avec le secrétariat du site d’Heinlex et le secrétariat général de l’Ecole

Missions : Gestion Pédagogique – Relations avec les élèves

• Mettre à jour les listes des élèves (par promo, par groupe, …) et les relevés d’absence.

• Effectuer le suivi quotidien des emplois du temps et des modifications, le planning semestriel des contrôles et des surveillances, et des listes d’émargements.

• Participer à la collecte des notes et la préparation des jurys, éditer les bulletins de notes.

• Editer et gérer les conventions des stages, et mettre à jour les tableaux de suivi.

• Gérer les enquêtes de suivi pédagogique : envois des formulaires, traitement des résultats.

• Assurer le secrétariat des stages et les relations industrielles pour tous les étudiant.e.s du Département, en collaboration avec les responsables de stages et des relations internationales

• Effectuer le suivi des contrats professionnels des alternant.e.s.

Missions : Gestion administrative – Relation avec les personnels enseignants et le bureau rémunération et enseignants

• Enseignant.e.s permanent.e.s : gérer la prévision des charges avec les responsables pédagogiques d’année, le bilan des charges en fin d’année, et les transmettre aux services administratifs et financier de Polytech Nantes pour mise en paiement.

• Intervenants Extérieurs : constituer le dossier administratif, gérer la prévision de charges, assurer le suivi des heures pendant l’année, le bilan des charges en fin d’année, et les transmettre aux services administratifs et financiers de Polytech Nantes pour mise en paiement.

Conditions particulières d’exercice

• Contraintes de calendrier liées au calendrier universitaire.

• Grande polyvalence.

• Port de charges.

• Interactions indispensables avec l’ensemble des interlocuteurs.

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-departement-polytech-nantes-1