Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Environnement et contexte de travail
• Localisation : Nantes – Campus Chantrerie
Polytech Nantes, école d’ingénieurs universitaire, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.
Composition du service : 3 personnes.
Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité de la responsable de scolarité/secrétaire générale adjointe.
Activités principales
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le recrutement des étudiant.e.s internationaux et préparer la rentrée scolaire et l’inscription des étudiant.e.s :
- Gérer et suivre l’ensemble des dossiers de candidatures (partenaires, « free movers », Europe et hors Europe)
- Assurer la transmission des informations sur les procédures de recrutement à l’ensemble des personnes impliquées dans la sélection des candidatures.
- Suivre les admissions jusqu’à l’inscription des étudiant.e.s de masters internationaux et des étudiant.e.s ingénieur.e.s.
- Transmettre toutes les informations concernant les étudiant.e.s sélectionné.e.s à la DEI et aux espaces Campus France.
- Assurer la préparation (organisation des évènements, mise en place des cours de français, semaine d’accueil des étudiant.e.s en masters internationaux et inscription universitaire des étudiant.e.s internationaux sur les deux campus de l’école (Nantes et Saint Nazaire)).
• Accompagner les étudiant.e.s internationaux :
- Transmettre les informations concernant la sécurité sociale, le logement, la banque, la CAF, le suivi médical aux étudiant.e.s internationaux, le service de santé de Nantes Université et les aides financières.
- Assurer le suivi financier des paiements de frais de formation des étudiant.e.s des 6 masters internationaux.
- Accompagner les étudiant.e.s dans leurs démarches pour leur demande et/ou renouvellement de visa, leur recherche de logements, leur difficultés financières…
• Pour les étudiant.e.s en masters internationaux : organisation de sorties culturelles et industrielles.
• Pour les étudiant.e.s venant de partenariats : assurer le suivi académique des étudiant.e.s accueillis en échange (Erasmus et Hors Europe) et double diplôme (Hors Europe).
• Communiquer aux partenaires les relevés de notes des étudiant.e.s accueilli.e.s.
• Faire un report des difficultés et/ou réussite aux établissements des étudiant.e.s accueilli.e.s.
• Suivi et diffusion des accords de coopération avec les Universités partenaires Hors Europe :
- Maîtriser les procédures de création et de renouvellement d’accords (échange et double diplôme).
- Initier les renouvellements d’accord d’échange ou de double diplôme.
- Recevoir les professeurs invités pour la création de nouveaux partenariats.
• Participer aux projets liés aux actions internationales et en assurer la communication :
- Organiser la « Summer School », assurer la communication, suivre les inscriptions et accueillir les étudiant.e.s.
- Visiter les partenaires.
- Mettre à jour en français et en anglais les pages internationales du site web de Polytech Nantes.
- Proposer des posts en français et en anglais pour les réseaux sociaux.
- Faire des vidéos des étudiant.e.s accueilli.e.s pour diffusion sur le site web et assurer la traduction en anglais des sous-titres pour les vidéos.
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-gestionnaire-mobilite-entrante-polytech
• Formation et/ou qualification : Bac + 2 gestion administrative, relations internationales ou toute autre spécialisation similaire.
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans minimum.